QIMS saat ini sudah mulai mengarah pada Sistem digital dengan menerapkan sistem manualnya menjadi sistem online baik mobile ataupun web aplikasi. Hal ini dijelaskan oleh Ibnu Hibban, SKom selaku MIS Head PT. QIMS Intrasindo. Hal ini tentunya di implementasikan pada aplikasi internal maupun eksternal pada produk jasa yang
akan diterapkan pada klien. Bahkan QIMS sudah mulai menjual sistem digital pada jasa ISO 9001:2015 dengan sebutan ISO 9001 berbasis digital, lanjut Ibnu baru-baru ini di QIMS Center / Triple S Cafe Jl. Karya I, No 1, Medan.
Harapan dari aplikasi ini tentunya mempermudah dari pelaku ISO sendiri (IC dan DC) untuk melakukan distribusi data maupun pengendalian dokumen ISO, sehingga dokumen menjadi terkendali sesuai dari permintaan klausul 7.5 pada Persyaratan ISO 9001:2015. Dan QIMS juga akan menerapkan sistem digital pada produk lainnya seperti SOP AP, SP, SKM dan lainnya yang akan diterapkan berbasiskan digital untuk memberikan kemudahan pelayanan publik kepada masyarakat.

Ketika ditanya mengapa kondisi organisasi saat ini membutuhkan sistem digitalisasi,
Ibnu Hibban menjelaskan bahwa alasan yang paling pokok bagi organisasi untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan fasilitas kerja yang lebih baik. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah mempersingkat sistem yang dapat dilakukan oleh program sehingga peran SDM dan waktu jadi lebih minimal dan hasil output yang diharapkan lebih akurat sesuai dengan harapan yang dibutuhkan organisasi. Secara garis besar, mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi.

Ibnu Hibban menjelaskan juga risiko jika organisasi tidak melakukan Transformasi sistem digital. Ia menjelaskan banyak kemudahan baik dari sisi efisiensi dan produktivitas yang didapat oleh organisasi. Perbedaan organisasi yang menerapkan sistem manual dan sistem digital dapat dilihat dari pesatnya perkembangan organisasi tersebut, hal ini dapat dilihat dari beberapa aspek seperti promosi, keuangan maupun sistem produksi. Secara garis besar, organisasi yang tidak menerapkan sistem digitalisasi akan memperlambat berkembangannya organisasi tersebut.

Hal ini dapat dilihat dari sistem organisasi/pelaku usaha yang menggunakan sistem online dan manual seperti yang diterapkan pada transportasi online dan dapat dilihat dari penyedia jasa dan pengguna jasa itu sendiri.
Lebih lanjut Ibnu Hibban menjelaskan bahwa analisa kebutuhan sistem diperlukan untuk menyesuaikan sistem digital yang cocok untuk diimplementasikan pada organisasi.
Adapun hal yang perlu dianalisa seperti fitur, entitas, form atau jenis laporan yang akan ditampilkan pada aplikasi., karena mempunyai kelebihan sebagai berikut :

  1. Untuk saat ini sistem digital yang tren digunakan dengan memudahkan kinerja pada organisasi melalui mobile aplikasi (Android dan IOS) dan web aplikasi yang dapat digunakan melalui perangkat kerja online apapun, Dapat diakses dimana dankapan saja baik menggunakan smartphone atau feature phone selama ada browser dan Internet.
  2. Alamat mobile web dapat diakses dari mesin pencari atau web yang lainya.
  3. Fitur yang terintegrasi pada fungsi pada perangkat yang digunakan, sehingga penyedia aplikasi hanya menanamkan pemanggilan fungsi yang nantinya akan membuka fitur pada aplikasi bawaan mobile itu sendiri.

Untuk itu, organisasi harus berhati-hati memilih sistem digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, tutup Ibnu Hibban, Skom, MIS Head, PT. QIMS Intrasindo, Medan menutup perbincangan. (BiJe)